Teams, la piattaforma per la comunicazione integrata di Microsoft, si prepara a sfruttare l’intelligenza artificiale per migliorare l’efficacia delle riunioni virtuali e diminuire la sensazione di stanchezza che è scientificamente provato causano.

da del  11/07/2020

di Davide Fumagalli

Dopo le novità comunicate in occasione della presentazione di Microsoft 365, Teams si prepara a rendere ancora più efficaci, e meno stancanti, le riunioni virtuali sempre più frequenti. Grazie all’uso di algoritmi di intelligenza artificiale, che Microsoft sta utilizzando in maniera pervasiva su tutta la gamma dei propri servizi basati su cloud, Teams introdurrà infatti una serie di funzioni particolarmente utili per migliorare la qualità delle riunioni virtuali. Dynamic Views sfrutta infatti l’intelligenza artificiale per variare dinamicamente la porzione di video occupata dalle finestre con i partecipanti e con eventuali documenti condivisi, in modo da rendere più dinamica la riunione e facilitare la visione di documenti e presentazioni. Teams ha inoltre il vantaggio di integrarsi perfettamente con l’intero pacchetto Microsoft 365, che consente di condividere con i colleghi o con gli amici i documenti sul proprio spazio in cloud tramite OneDrive, l’eccellente servizio di cloud storage di Microsoft.

Forte dell’esperienza di questo periodo, in cui le riunioni virtuali si sono moltiplicate per fare fronte alla pandemia, Microsoft ha inoltre ampliato la possibilità di avere uno sguardo a tutti i partecipanti a una riunione, anche in caso di decine di persone, con Large Meeting View, oltre a introdurre nuovi e più efficaci filtri per rimuovere o sfumare dinamicamente lo sfondo della stanza in cui ci si trova e icone dinamiche per esprimere, con un battito di mani, un apprezzamento per la presentazione o i concetti espressi dal relatore.

Ancora più avanzata, e di sicuro impatto, la modalità Insieme, in grado di ritagliare dinamicamente il video dei partecipanti nel formato mezzo busto per collocare poi le icone animate delle persone in un anfiteatro virtuale, che si popola così in modo interattivo offrendo una sensazione di presenza fisica e partecipazione anche emotiva alla riunione. Un aspetto troppo spesso trascurato che è invece dimostrato contribuisca in modo determinante all’efficacia delle riunioni e diminuire invece lo stress, tutt’altro che virtuale.

Una ricerca condotta proprio da Microsoft su oltre 2 mila professionisti al lavoro da remoto in sei Paesi, dotati di un dispositivo per tracciare un elettroencefalogramma dinamico, ha infatti dimostrato come i livelli di stress e affaticamento nel seguire riunioni virtuali salgano in modo significativo dopo 30-45 di riunione verticale, a causa della necessità di concentrarsi continuamente sullo schermo per cogliere informazioni rilevanti, la minor disponibilità di segnali non verbali che tipicamente aiutano a gestire la conversazione e la condivisione dello schermo ,che impedisce di visualizzare bene le persone con cui si sta interagendo.

Combinando i risultati di questa ricerca con altri progetti condotti per comprendere le reali esigenze di chi lavora da remoto, Microsoft ha messo a punto e aggiornato il Work Trend Index, da cui emergono dati molto interessanti sulle prospettive delle modalità di lavoro. Oltre alla fatica legata alle videoconferenze, il dato più interessante è quello relativo al cambiamento, forse definitivo, della stessa cultura del lavoro a partire dall’orario, sempre meno legato a canoni fissi e rigidi. I trend di utilizzo di Teams dimostrano infatti che le persone sono più attive la mattina e la sera, ma anche nei weekend. Le chat sono cresciute tra il 15% e il 23% nella fascia tra le 8 e le 9 e tra le 18 e le 20 e stanno spopolando durante il weekend, dove sono cresciute del 200%.

Un altro dato interessante riguarda il futuro degli ambienti di lavoro: secondo le ricerche di Microsoft il lavoro del futuro sarà probabilmente un mix fluido di incontri fisici e collaborazione da remoto. L’ 82% dei manager a livello globale e addirittura l’89% in Italia si aspetta policy più propense al lavoro agile nella fase post-pandemica. In Italia il 72% di manager e dipendenti ha proprio espresso il desiderio di continuare a lavorare da casa almeno part-time. Esistono tuttavia alcuni nei: a livello globale, in molti (60%) si sentono meno connessi ai propri colleghi e solo il 35% ha uno studio in cui lavorare, perciò sono frequenti le distrazioni, i problemi di connessione e la mancanza di ambienti ergonomici. Di conseguenza se è vero che il futuro del lavoro sarà più agile di quanto sia mai stato finora, è altrettanto vero che le sedi fisiche con i loro vantaggi in termini ergonomia e relazione continueranno a rivestire un ruolo importante: la scrivania personale è a rischio, ma il caro vecchio ufficio fisico no.